5 tips voor een geslaagd participatief project

Door: Hannes Vanhee

#Inspiratie   #Projecten  

“Alles wat je voor mij doet, maar zonder mij, doe je tegen mij!” is een bekende quote van Mahatma Ghandi. Deze uitspraak bevat de essentie van participatie: betrek belanghebbenden van een project mee in de besluitvorming. Dat leidt tot meer inzicht, een breder draagvlak en innovatieve oplossingen. Een participatief project is erg lonend maar ook uitdagend. Kessels & Smit-adviseur Hannes Vanhee geeft je aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden 5 tips die essentieel zijn voor een geslaagd participatief project.

1. Identificeer je doelgroepen

Alles start bij het in kaart brengen van de belanghebbenden. Doe dit grondig en besteed er voldoende tijd en aandacht aan. Vragen die je daarbij kunnen je helpen: Wat is het doel van je project? Wie wil en moet je betrekken? Welke problemen wil je aanpakken?...  De keuze van je doelgroepen is bepalend voor de volgende stappen en uitwerking van je project.

Bij een project voor een nieuwe buurtspeeltuin zijn de buurtbewoners en ouders een makkelijke doelgroepkeuze. Kinderen bevragen, dat vraagt om een andere aanpak. We maken soms de fout om een moeilijke doelgroep over te slaan. Je denkt dat je hen indirect kan bevragen (“De ouders zullen ons wel vertellen wat de kinderen willen”). Maar als je die primaire doelgroep overslaat krijg je een heel mooie speeltuin om naar te kijken die de kinderen uiteindelijk niet gebruiken.

2. Kies de juiste vorm

Elke doelgroep vraagt om een andere aanpak: Via welke weg ga je hen bereiken en hoe breng je de boodschap? Je kan ook samenwerken met organisaties die een band hebben met die doelgroep. Ze kunnen helpen bij het bepalen van de vorm en het verspreiden van je boodschap. Kies niet automatisch voor de meest makkelijke vorm, zoals een digitale vragenlijst, omdat je de resultaten dan makkelijk kan verwerken. Zoek naar de juiste vorm voor het beste resultaat.

Jongeren die voor overlast zorgden in een stationsbuurt konden we moeilijk persoonlijk bevragen. Gaan zij toegeven dat ze wel eens grafitti spuiten en bijgevolg een misdrijf bekennen? Daarom zaten we samen met de jeugdopbouwwerker van de gemeente en kozen we ervoor om op de locatie zelf, aan het station, grote pamfletten uit te hangen met stiften aan koordjes. Zo waren we aanwezig op de juiste plek, bij de juiste doelgroep, op momenten die voor hen pasten. Jongeren konden anoniem onze vragen beantwoorden, wat effectief waardevolle informatie opleverde.

3. Zet een realistische timing

De timing van een participatief project is cruciaal. Lanceer op een gepast moment en plan de fasering goed in. Hou rekening met de beschikbaarheid van je doelgroep (denk hierbij aan vakantieperiodes, feestdagen …). Je kan snel te werk willen gaan, maar wees realistisch. De periode voor inspraak en bevraging moet lang genoeg zijn. Er kruipt best wat werk en tijd in het verwerken van de resultaten. Houd er rekening mee dat de resultaten van je bevraging het vervolg van je project kunnen veranderen en dus ook je timing.”

Voor een project binnen de provincie Oost-Vlaanderen hadden we een vragenlijst opgesteld om op die manier secundaire stakeholders te bevragen. In ons initieel plan bleek dat de deelnemers enkel tussen 15 december en 1 januari de tijd kregen om de vragenlijst in te vullen, terwijl dat net een drukke (eindejaars)periode is. Door extra inspanningen konden we de vragenlijst twee weken eerder uitsturen en daarnaast was er een plan B mocht er te weinig respons zijn.

4. Blijf toegankelijk en transparant

Kan je van een participatief project spreken wanneer je de doelgroep bevraagt maar niet bereikt? Hebben ze dan écht de kans gekregen om te participeren? Hou de participatiedrempel laag en check de B’s van toegankelijkheid(*). Wees ook transparant over het niveau van inspraak. Een tool die je daarvoor kan gebruiken is de participatieladder. Elke plek op de ladder is juist, maar maak een bewuste keuze. Ga je de doelgroep bevragen maar daarna zelf beslissen? Prima, maar wees duidelijk en creëer geen foute verwachtingen.

Bij een project in de jeugdwerking dachten de jongeren dat ze volledige inspraak kregen over het inrichten van hun jeugdlokaal. Toen ze te horen kregen dat ze een kunstenaar slechts via woorden input mochten geven voor een tekening op één muur leidde dat alleen maar tot teleurstelling.

5. Luister onbevooroordeeld

Creëer een forum waar mensen open vertellen en delen, en waar jij nieuwsgierig en onbevoordeeld gaat luisteren. Als betrokken partij is dat niet altijd vanzelfsprekend, omdat je soms zelf al een idee hebt over de uitkomst. Om die reden kan het interessant zijn om een externe begeleider in te schakelen. Die heeft immers geen belang bij een bepaald resultaat en kan neutraal kan blijven doorheen het hele project. Dat is belangrijk voor alle betrokken partijen en een gedragen resultaat. Zorg er ook voor dat je de vervolgstappen nog niet hebt ingevuld. Want elke participatieve beslissing kan leiden naar een ongekende nieuwe stap in het traject. Hou het open, ook al is dat allesbehalve evident!