Samen voor iets moois gaan

Door: Jeroen Hellings, Ilse Boersma, Saskia Tjepkema

#Projecten   #Inspiratie   #Kessels & Smit  

Hoe maak je mensen enthousiast om als vrijwilliger aan de slag te gaan voor jouw initiatief? En hoe zorg je dat je aantrekkelijk blijft voor vrijwilligers die zich al inspannen voor jouw organisatie, zodat je ook in de toekomst een beroep op hen kunt blijven doen? Deze vragen leven op veel plekken in Nederland. Niet alleen bij vrijwilligersorganisaties zelf - ook voor gemeenten is dit een uitdagend vraagstuk. Het lokale bestuur heeft steeds meer verantwoordelijkheden als het gaat om het inspelen op maatschappelijke uitdagingen als sociale inclusie en de stijgende zorgvraag. Het is onmogelijk om al die vragen alleen met de inzet van professionele instanties aan te pakken. Het werk van vrijwilligersorganisaties is een cruciale en onmisbare aanvulling.

Tegelijkertijd is er een landelijke trend waarbij steeds minder mensen zich langdurig als vrijwilliger aan een initiatief verbinden. Zeker voor jongere generaties is dit het geval. Zij willen zich wel inzetten, maar geven de voorkeur aan projectmatige of meer incidentele activiteiten (CBS, 2024). Ga maar na voor je eigen sportclub of buurthuis. Hoe lastig is het tegenwoordig om een nieuwe voorzitter te vinden of de bardiensten structureel rond te krijgen? Al met al stijgt de druk op vrijwilligersorganisaties terwijl het belang van hun maatschappelijke functie almaar toeneemt.

Een Noord-Hollandse gemeente met meerdere kleinere dorpskernen wilde onderzoeken hoe ze vrijwilligersorganisaties kan ondersteunen bij het werven, behouden en ontwikkelen van vrijwilligers, zodat deze hun belangrijke rol in het ecosysteem van de gemeente kunnen blijven vervullen. De projectleider vroeg zich af of ze het onderzoek zo kon insteken dat het de vrijwilligersorganisaties direct zou helpen. Het kost hen immers tijd om mee te doen. Hoe zorg je ervoor dat deelname voor hen de moeite waard is? Ook wilde ze graag voorkomen dat er aan het eind een rapport lag waardoor de bal ineens bij de gemeente zou komen te liggen. Ze zocht een aanpak waarin mensen van elkaar kunnen leren en ideeën konden ontwikkelen waar ze direct mee aan de slag kunnen. Als gemeente wilde men namelijk vooral ondersteunen en versterken.

Aanpak

Samen met de gemeente ontwierpen we een aanpak gebaseerd op het gedachtengoed van Appreciative Inquiry - ofwel waarderend onderzoek. Dit is een relationele manier van werken die hier goed past: als we vrijwilligersorganisaties willen helpen met kennis over hoe je het vrijwilligersbestand uitbreidt, behoudt en ontwikkelt, dan is het logisch om samen met hen op onderzoek uit te gaan. Door actief mee te verkennen doen ze immers eerstehands kennis op. Oftewel: zij leren zelf - niet alleen de projectleider. Ook de afwisseling tussen reflectie en actie sloot mooi aan: met deze manier van werken kunnen vrijwilligersorganisaties immers direct met inzichten uit het onderzoek experimenteren, zonder dat ze hoeven te wachten op het definitieve rapport.

We organiseerden twee bijeenkomsten met vertegenwoordigers van lokale vrijwilligersorganisaties en gemeente-ambtenaren. Een lokaal cultuurcentrum fungeerde als ontmoetingsplek. De eerste ontmoeting, afgetrapt door de wethouder, stond in het teken van het uitwisselen en leren van mooie voorbeelden: waar lukt het binden en boeien van vrijwilligers goed? En het ontwikkelen van een ideaalbeeld: hoe zou het eruit zien als we het veel vaker zo zouden doen? Het werd een onverwacht bruisende avond, die alle betrokkenen energie gaf. Dat merkten we extra bij de tweede bijeenkomst, toen een grotere groep mensen kwam meedoen. Gelukkig was de lokale postzegelvereniging bereid haar vergadering op te schuiven zodat we in de grote zaal konden werken. Deze keer legden we de nadruk op kleine stappen en experimenten: wat kun je doen om een stap richting het gedroomde beeld te zetten? Zo maakten we de 5D-cyclus van Appreciative Inquiry rond.

Werkende principes

Welke uitgangspunten lagen onder deze aanpak? We lichten er drie uit waarvan wij zagen dat ze goed werkten.

Op zoek naar waar het al werkt

In het vrijwilligersvraagstuk ligt de verleiding op de loer om sterk te focussen op de dilemma’s en problemen die mensen ervaren. Dat is logisch, want veel organisaties worstelen echt met het tekort aan vrijwilligers. Doordat alle activiteiten door een klein clubje mensen worden uitgevoerd, begint het bijvoorbeeld ‘steeds meer op werk te lijken’, maar dat is voor veel van hen niet waarom ze als vrijwilliger begonnen zijn. Sommigen willen ook stoppen vanwege hun gevorderde leeftijd, maar durven het niet los te laten bij gebrek aan opvolging. Toen we in de eerste bijeenkomst de spotlights zetten op de vraag hoe en waar het wel lukte om vrijwilligers te vinden of te behouden, bleek dat er ook andere verhalen waren. Zo was er een jongerenvereniging met een bruisend netwerk, had een locatie voor culturele activiteiten en ontmoetingen in tien jaar een prachtige plek opgebouwd en bleken er verschillende vrijwillige bestuurders het goed op de rit te hebben met hun organisatie. Het mooie was: uiteindelijk bleek iedereen wel iets te kunnen noemen dat werkt. Vanuit de verhalen over deze voorbeelden spoorden de deelnemers gezamenlijk werkende mechanismen op; wat maakt dat het hier wel lukt? En waarom geeft dat zoveel voldoening?

De kracht zit in het netwerk

Het was niet eenvoudig om iedereen in een fysieke bijeenkomst bij elkaar te krijgen. Veel mensen werken overdag, en de gemeente beslaat een grote regio. Ook zagen niet alle vrijwilligers direct het nut van het uitwisselen met initiatieven op heel andere inhoudelijke gebieden. Sport, welzijn, natuur,… de variatie was groot en op het eerste oog kan je denken dat dit niets met elkaar te maken heeft. Toch bleek juist het bij elkaar halen van deze mensen een werkend element. Zij gingen elkaar bevragen over mooie voorbeelden en haalden met hun frisse blik soms hele nieuwe inzichten in elkaars verhalen naar boven. Vrijwilligers brengen allemaal een eigen creativiteit en betrokkenheid met zich mee. En door die energie met elkaar te verbinden ontstond een krachtig netwerk. De gemeente zag ook direct dat hier haar meerwaarde zat: niet hun inhoudelijke adviezen, maar dat ze de vrijwilligers hielpen om samen om tafel te gaan en kennis uit te wisselen werkte goed. Er zit kracht in het collectief.

Vanuit kleine concrete vraagstukken vertrekken

De tweede bijeenkomst werkte toe naar de hele concrete vraag: wat is een actie, een initiatief waar jij energie voor voelt om het verder te brengen? Met wie zou je dit misschien samen kunnen doen? En: hoe zou je hierin ondersteund kunnen worden, bijvoorbeeld door de gemeente? We wilden mensen graag uitnodigen om het klein en behapbaar te houden en tegelijk het gevoel geven dat ze samen wel aan iets groters werkten. Daarom werkten we met de metafoor van een vloot met allerlei verschillende bootjes. Om focus aan te brengen, benoemden we vier thema’s, die belangrijk bleken in het vooronderzoek en in de eerste bijeenkomst:

• Betekenisvolle plekken creëren;
• Zichtbaar en aantrekkelijk zijn voor jonge generatie;
• Besturen (weer) aantrekkelijk maken;
• Bijdragen aan dat iedereen mee kan doen (ook met taalbarrière, afstand tot de arbeidsmarkt, …. etc.).

Die thema’s gaven een concrete opstap en boden mensen die er bij de eerste bijeenkomst niet bij waren geweest de mogelijkheid om in te stappen en mee te denken over aantrekkelijke acties. De energie van de eerste meeting waarin mooie voorbeelden en dromen werden uitgewisseld, was in de tweede bijeenkomst snel terug. En het kader hielp om tot concrete stappen te komen.

Opbrengst

Het traject had een individuele opbrengst en een collectieve. Iedereen heeft zijn of haar netwerk kunnen vergoten en wie wilde heeft zijn eigen idee voor actie uitgewerkt met hulp van anderen. Dat is tegelijk de collectieve winst: vele kleine bewegingen maken een grote. Daarnaast rolden er een paar concrete initiatieven uit waarmee de gemeente de vrijwilligersorganisaties gericht kan ondersteunen:

• Het herontwerpen van een digitaal platform voor het matchen van vraag en aanbod in vrijwillige activiteiten (meer op activiteit gericht, en niet alleen op langdurige rol);
• Het ondersteunen bij het doorontwikkelen van betekenisvolle ontmoetingsplaatsen in verschillende dorpskernen;
• Een lerend netwerkje opzetten over besturen van een vrijwilligersorganisatie;
• Het opzetten van proeftuinen rond het thema ‘meedoen’; actieve gezamenlijke experimenten van vrijwillige initiatieven en gemeenten, waarin mensen niet alleen een vernieuwing proberen te realiseren (iemand met een taalbarrière aan je initiatief verbinden), maar ook leren over deze vernieuwing (hoe krijg je dit werkend? Als gemeente? En als initiatief?)

Al met al een krachtige bedding om samen voor iets moois te gaan. Vooral doordat het gesprek zich nu steeds centreert rond de vraag: ‘wat werkt en wat kunnen we (meer) doen?’. Over grenzen van organisaties en gemeente heen.

Meer weten over Appreciative Inquiry als vernieuwende aanpak?

• Lees dan het artikel: Appreciative Inquiry: Veranderen met Energie
• Of bestel het boek: Waarderend Veranderen – Appreciative Inquiry in de dagelijkse praktijk van managers